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Apprendre à déléguer

Comment améliorer la délégation?

La délégation est un acte managérial par lequel une autorité (le manager) transfère une partie de ses pouvoirs (dans le sens mission, activité) à un collaborateur (subordonné, expert ...). 

Les obligations de résultats sont transférées, dans le cadre d’un « contrat de délégation » élaboré sur la base d’un rapport de confiance et de réciprocité. A ce titre, le délégataire (collaborateur) bénéficie de zones d’autonomie et de prises d’initiatives nécessaires à l’atteinte des objectifs définis. 


« La délégation est une méthode d’organisation qui consiste pour un responsable à confier à un collaborateur (subordonné, expert ou autre) la réalisation d’objectifs élaborés en commun (démarche participative), en lui laissant une autonomie réelle ( moyens, méthodes),et en précisant les limites (cadre défini) ;en l’aidant si besoin e
t en faisant le point régulièrement dans le cadre de procédures de contrôle claires et définies à l’avance soit en clarifiant le système de contrôle (au sens de conduire, piloter).

 

Ces définitions sont empruntées à Pierre Morin (Le management et le pouvoir – Editions organisation) 

Mais déléguer ce n’est pas juste refiler des tâches à des collaborateurs pour s’en débarrasser.

 

Déléguer suppose préparation et méthode.

 

5 questions à vous poser avant de déléguer

 

1- Pourquoi je ne l’ai pas fait avant ?

 

Les 2 raisons le plus souvent retrouvées :

· L’une consciente : Je préfère le faire moi-même, ça ira plus vite et je suis sûr que ça sera fait comme je le veux

 

· L’autre souvent inconsciente : si les membres de mon équipe acquièrent le même niveau d’expertise que moi, je ne sers plus à rien et je vais me faire piquer mon job.

 

2- Pourquoi je devrais le faire ?

 

·       · Si je continue à tout faire je ne vais pas y arriver

·       · D’ailleurs je commence à être débordé

·       · Ce qu’on attend d’un manager n’est pas de faire mais de faire faire

·       · Si je ne délègue pas je ne prends pas de recul sur ma mission

·       · En apprenant aux autres que je vais aiguiser mon expertise

·       · Des collaborateurs responsabilisés sont plus motivés

·       · Mon évolution dans l’entreprise dépend de ma capacité déléguer efficacement

 

3- Comment déléguer

 

Certains managers improvisent dans la délégation.

Du coup ça ne marche pas

 

C’est une excellente manière de renforcer leur croyance que la délégation est inutile ou dangereuse.

 

·       Prendre la décision de déléguer constitue un projet à part entière.

·       Cela demande de l’investissement pour dégager un ROI.

 

Vous allez consacrer du temps pour mettre en place les conditions de sa réussite.

Ce n’est qu’ensuite que vous en verrez les bénéfices.

 

Déléguer c’est donc suivre un processus :

·       Définir le périmètre, le timing et les conditions

·       Proposer la tâche

·       Obtenir l’accord du collaborateur

·       Validé qu’il dispose des ressources nécessaires

·       S’accorder sur les indicateurs de suivi

·       Accompagner la mise en œuvre

·       Ajuster au fil de l’eau en écoutant au besoin les retours terrain

·       Suivre sur des indicateurs

·       Analyser les résultats et tirer un bilan

·       Décider de la poursuite de la délégation.

 

4- A qui déléguer

 

La réussite de votre projet dépend bien entendu des ressources dont vous disposez.

Pour vous orienter vous pouvez adapter la mise en place de la délégation en fonction du degré de maturité de vos collaborateurs.

 

La matrice de Hersey et Blanchard distingue 4 niveaux de maturité :

A- Maturité 1 : collaborateur qui a peu de compétences et qui est peu motivé

B- Maturité 2 : collaborateur qui a peu de compétences et qui est très motivé

C- Maturité 3 : collaborateur a des compétences et qui est peu motivé

D- Maturité 4 : collaborateur qui a des compétences et qui est très motivé

 

A chacun de ces stades de maturité il conviendra de déployer un style de management susceptible de conduire à la réussite du projet.

 

Maturité 1 : Dans ce contexte une approche à composante de management directif forte sera mieux adaptée. Ce type de collaborateur à d’abord besoin d’être motivé à monter en compétences.

Le préalable à la délégation sera une étape de formation.

La délégation sera plus un objectif de long terme qu’une éventualité immédiate.

Il sera important de vérifier l’adhésion du collaborateur à son parcours de formation et de tester sa motivation au terme de la formation.

 

Maturité 2 : C’est le cas d’un collaborateur plein de bonne volonté mais en déficit de compétences techniques. Il sera prioritaire pour participer à la formation pour ne pas laisser tomber le niveau de motivation. Un management persuasif donnant une autonomie limitée, expliquant les causes et les enjeux, mettant en valeur les progrès par des renforcements positifs serait sans doute adapté à cette situation.

 

Maturité 3 : Ici la difficulté est de réanimer la motivation. Votre premier allié est l’écoute. Donner au collaborateur l’espace pour exprimer ses frustrations et ses besoins. Rappelez-vous qu’un besoin ne peut pas nécessairement être satisfait mais il est essentiel qu’il soit entendu. Un management participatif centré sur l’écoute et la disponibilité sera le plus adapté.

Maturité 4 : Votre collaborateur est compétent et motivé. Il y a peu de risque à lui donner une grande marge d’autonomie. Un style délégatif sera idéal dans ce cas. Fixez le cadre de la délégation en co-création avec le collaborateur, vous pourrez bénéficier de sa capacité à innover. Vous pourrez vous engager dans un processus d’amélioration continue.

 

 

5- Quoi ?

 

Première étape : faire la liste de missions et des tâches qui vous incombent.

 

Les missions sont dans votre fiche de poste.

Les tâches sont les actions que vous mettez en place pour réussir vos missions.

 

D’une façon générale vous devez déléguer le travail qui vous prend trop de temps par rapport au niveau de priorité que cela représente dans vos objectifs.

 

Ce qu’il vaut mieux déléguer :

· Les actions pour lesquelles vous n’avez aucune valeur ajoutée

· Les tâches pour lesquelles vous êtes moins expert que vos collaborateurs

· Les tâches qui représentent un défi pour vos équipes et les responsabilisent

 

Ce que vous devez garder :

· Les décisions stratégiques

· La détermination des objectifs

· Les évaluations

· Le feedback

· Les décisions disciplinaires

· L’arbitrage des conflits

· Les décisions vis-à-vis de l’extérieur de votre unité

 

Si vous avez pris le temps de vous poser et de répondre à ces 5 questions il y a de fortes chances que vous aperceviez déjà quelques solutions.

Certains auront peut-être besoin de plus de soutien pour tirer parti de ces conseils.

Mais où trouver la bonne session de formation pour renforcer votre compétence à déléguer ?

 

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2- 3 rendez-vous en visio conférence avec votre coach

3- Et si à un moment vous vous sentez perdu, une assistance téléphonique avec votre coach pour résoudre un problème urgent.

 

Ce dispositif

 

· Évite de neutraliser des journées de travail du manager

· Est entièrement sur mesure pour le manager

· Est en connexion avec ses difficultés au quotidien

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· Est optimisé en termes de budget

 

Nous avons ainsi créé grâce à notre partenaire Assess Manager une série de 14 livrets correspondants à 14 compétences managériales fondamentales.

 

Dans une optique d’optimisation des ressources, nous vous proposons une démarche intégrée de bout en bout :

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·       2- Chaque manager bénéficie d’un débriefing de son rapport de test au terme duquel il est sensibilisé à ses besoins de progression.

·       3- Un ou plusieurs modules de formation sont mis en place en fonction des priorités.

 

Que vous soyez manager ou responsable RH, si ces quelques lignes vous ont inspiré, je vous invite à prendre contact pour aller plus loin.

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QUELQUES AUTEURS QUI M'INSPIRENT

ANTOINE DE SAINT EXUPÉRY

L'avenir n'est jamais que du présent à mettre en ordre. Tu n'as pas à le prévoir mais à le permettre.

CARL GUSTAVE JUNG

Nul ne peut avoir de lien avec son prochain s'il ne l'a d'abord avec lui-même.Ce qui ne vient pas à la conscience revient sous forme de destin.

 

COLUCHE

Les portes de l'avenir sont ouvertes à ceux qui savent les pousser.

CARL ROGERS

La vie dans ce qu'elle a de meilleur est un processus de changement, d'écoulement où rien n'est fixe.

FRANCIS BLANCHE

Mieux vaut viser l'excellence et la manquer que de viser la médiocrité et l'atteindre.

Dale Carnegie

Vous pouvez vaincre presque n’importe quelle crainte si vous vous décidez à le faire.

Adage Tibétain

Si le problème que vous rencontrez a une solution, il ne sert à rien de s’inquiéter. Mais s’il n’en a pas, alors s’inquiéter ne change rien.

Les

Brown

Trop d’entre nous ne vivent pas leurs rêves parce que nous vivons nos craintes.

Aristote

Être heureux ne signifie pas que tout est parfait. Cela signifie que vous avez décidé de regarder au-delà des imperfections.

Adage Bouddhiste

Il n’y a pas de grande tâche difficile qui ne puisse être décomposée en petites tâches faciles.